Dropbox 0.8

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Aprende a gestionar y archivar todos tus documentos compartidos a través de Internet

1- Compartir archivos y carpetas

Dropbox es una útil herramienta que permite archivar y sincronizar todos nuestros documentos a través de Internet y cuya capacidad de almacenamiento gratuito actual asciende a 2GB. Además, Dropbox permite que todos nuestros documentos compartidos sean modificados en tiempo real.

Para empezar a utilizar Dropbox basta con dirigirse a su web oficial y descargar el programa en todos los equipos en los que queramos utilizarlo, aunque también podrá usarse a través de Internet sin necesidad de instalación alguna.

Una vez configurado, podremos crear nuestras primeras carpetas y compartir archivos. Para ello, iremos a la carpeta de Dropbox situada en el explorador de Windows y daremos nombre y contenido a nuestra primera carpeta siguiendo el proceso habitual (pulsando el botón derecho del ratón y, a continuación, Nuevo, Carpeta, Cambiar nombre y Enter).

Dicha carpeta podrá ser compartida con otras personas que también tengan cuenta en Dropbox. Para buscarlas, pulsaremos el botón derecho del ‘mouse’ sobre la carpeta que vamos a compartir, después Dropbox y, por último, Share This Folder.

En ese momento nuestro explorador de Internet se iniciará automáticamente abriéndose una ventana en la que aparecerán dos cuadros de texto. En el primero de ellos escribiremos, separadas por comas, las direcciones de correo electrónico de las personas con las que deseamos compartir la carpeta; mientras que en el segundo tendremos la opción de incluir un mensaje.

Tras escribir todas las direcciones de correo que estimemos necesarias bastará con pulsar el botón Share folder de dicha ventana y el proceso habrá terminado. Una vez que nuestros contactos acepten la invitación, podrán acceder a la carpeta que hemos compartido.

2- Aceptar invitaciones

Cuando nuestros contactos reciban la invitación en la bandeja de entrada de su correo  electrónico deberán pulsar el vínculo, que les redirigirá a la página web de Dropbox.

En ese momento, su explorador de Internet les solicitará autenticarse en Dropbox, para lo que deberán escribir su Email, un Password y pulsar Log in. Una vez que se hayan dado de alta en el sistema, accederán a la página en la que tendrán que aceptar (Accept) nuestra invitación para compartir la carpeta que hemos creado.

A continuación, Dropbox iniciará la sincronización y aparecerá un mensaje en sus monitores confirmando que ya pueden compartir el contenido de dicha carpeta. A partir de ese momento, tanto nosotros como nuestros contactos podrán administrar el contenido de la carpeta en la web de Dropbox.

En este sentido, la forma más sencilla de compartir archivos mediante esta herramienta consiste en seleccionarlos, copiarlos y pegarlos en las carpetas compartidas.

Una vez ejecutado este proceso, aparecerá sobre los archivos un pequeño icono azul con dos flechas que nos informará de que los archivos se están sincronizando. El proceso habrá terminado cuando dichos archivos luzcan un pequeño círculo verde con la ‘v’ de visto en su interior.

3- Gestionar archivos

Existen algunas cuestiones a considerar si deseamos maximizar el rendimiento de Dropbox.

En primer lugar, cuando dos o más personas editen el mismo archivo de forma simultánea, los cambios válidos serán los efectuados por la persona que pulse Guardar en primer lugar. Dichos cambios aparecerán inmediatamente sincronizados en el resto de ordenadores.

No obstante, las copias realizadas por el resto de usuarios no se perderán, sino que aparecerán sincronizadas en el resto de equipos con su nombre original, seguido de la expresión conflicted copy, el nombre de la persona responsable y la fecha en la que se produjo el conflicto.

Asimismo, el distintivo conflicted copy también aparecerá cuando impidamos que el sistema lleve a cabo una sincronización total de los archivos. Es por ello que resulta esencial no apagar Dropbox hasta que haya terminado de sincronizar los archivos guardados, algo que sabremos cuando veamos el icono verde con la ‘v’ de visto en ellos.

Por fortuna, Dropbox también permite recuperar los archivos que se hayan eliminado or error. En este sentido, habrá que pulsar el botón derecho del ratón sobre la carpeta en la que se encontraban dichos archivos y a continuación seleccionar Dropbox y Show Deleted Files. En ese momento nuestro explorador de Internet se dirigirá automáticamente a la carpeta en cuestión y mostrará los archivos eliminados. Para recuperarlos tendremos que seleccionarlos, marcando el cuadro que aparecerá junto al nombre del archivo.

Una vez seleccionados, iremos al menú More actions y seleccionaremos la opción Undelete items. En ese momento, un cuadro de diálogo nos preguntará si estamos seguros de querer restaurar los archivos eliminados, a lo que responderemos de forma afirmativa pulsando Restore files. A continuación, ya podremos ver los archivos restaurados en el interior de la carpeta en la que se encontraban inicialmente.

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