¿Reunirse o no reunirse?

La tecnología de colaboración Web ha evolucionado significativamente en los últimos cinco años. De ser vista simplemente como una herramienta para ahorrar dinero, las empresas empiezan a darse cuenta de los importantes beneficios que aporta al trabajo en equipo, unos beneficios que pueden ser de gran ayuda para el crecimiento de cualquier negocio. Actualmente las conferencias online están en auge, así lo garantiza un estudio de la consultora Gartner que indica que la industria del Web Conferencing supondrá más de 1.000 millones de dólares en 2.008, una cifra que duplica el tamaño que la industria tenía en 2.002.

La velocidad a la que se ha expandido el uso de estas tecnologías a nivel empresarial se explica por diversos factores, entre los cuales yo destacaría el elevado ROI que supone su implantación en el acontecer diario de la actividad empresarial, así como el aumento de la productividad. Además es importante recordar el dinero que se ahorra en viajes de negocios y por ende la reducción de emisiones de CO2 en beneficio del impacto medioambiental, sin olvidarnos de la mayor presencia de las empresas a nivel global.

Las conferencias online tienen un papel muy importante cuando estar en una misma sala no es una necesidad o una llamada no es suficiente. Para ponerse al día en algún tema con un compañero, una llamada de teléfono puede ser suficiente, pero para hablar de trabajo con un gran grupo de personas, una conferencia web puede ser más apropiada. Pero si tienes que presentar un proyecto final o hacer un pitch con un cliente, probablemente, es mejor hacer una reunión en persona.

Generalmente, estas herramientas requieren de una mínima instalación, los asistentes pueden acceder al meeting mediante una URL estándar enviado un link por email o mediante una invitación enviada a la agenda del Outlook. La tecnología está en constante evolución e incorpora desde secuencias de vídeo hasta pistas de audio y grabación, siendo además fácil de compartir en la pantalla del ordenador, con herramientas de votación instantánea y buzón de preguntas y respuestas. Cuando el tiempo y los costes de viajes son una barrera este medio puede ser el sustituto ideal de las reuniones en persona.

Todos nos hemos visto alguna vez en la situación de necesitar trabajos de compañeros que están físicamente ubicados en diferentes localizaciones para poder crear un único documento. Tradicionalmente, esto conllevaba un interminable historial de emails con numerosas correcciones, documentos adjuntos y comentarios. Sin embargo, mediante una conferencia Web todas las personas involucradas en un proyecto pueden ver, hacer y discutir cualquier cambio en tiempo real, reduciendo considerablemente el tiempo empleado en la tarea. El formato del documento es frecuentemente irrelevante, con que uno de los asistentes que intervienen tenga la aplicación necesaria, cualquiera puede controlar el documento, que puede ser CAD, un vídeo o una hoja de cálculo.