La clave para el éxito está en la colaboración

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Conectar personas, procesos y conocimiento es un desafío común para muchas pequeñas y medianas empresas. Jose Juan Sanchez Director de Marketing de Exact Iberia, analiza cómo los sistemas colaborativos están revolucionando la forma de gestionar la información de las pymes.

En un entorno empresarial cada vez más competitivo y caracterizado por la creciente presión de cumplimiento normativo, las empresas  buscan soluciones para capturar, almacenar y gestionar de forma eficiente la información, a menudo dispersa en diferentes sistemas, aislada en diversos departamentos o repartida en distintas ubicaciones geográficas.

Las herramientas de gestión del conocimiento son un componente fundamental de la colaboración en las empresas de tamaño medio, al sustentar las decisiones de negocio con información actualizada sobre el rendimiento de la empresa y el mercado. Independientemente del departamento al que se pertenezca, la colaboración facilita que todas las unidades de negocio puedan comunicarse y compartir información entre sí permitiendo mayor eficiencia y agilidad en la toma de decisiones sobre cuestiones estratégicas. Una base de datos empresarial única o un sistema ERP ampliado permite que la información sea digitalizada y almacenada de inmediato, pudiendo estar estructurada y enriquecida por medio de hipervínculos entre los datos. Las opciones de Palabras clave Obligatoria y Texto libre ayudan a asegurar que cada persona tenga acceso a la información que necesita.

Una exitosa automatización de los procesos de negocio permite a las empresas planificar, ejecutar y supervisar las actividades, así como establecer indicadores clave de rendimiento y realizar el seguimiento en un momento dado para tomar una determinada decisión. Una parte fundamental de esta infraestructura es la creación y mantenimiento de datos seguros. Los datos se introducen una sola vez, en una sola base de datos y por ella circulan todas las transacciones. Esto crea un entorno de gestión de información eficiente donde la información se entrega al destinatario cómo y cuándo la necesita.

La comunicación organizacional debe establecerse como una parte del trabajo diario de las personas. La gestión documental y de conocimiento trata de hacer accesible el conocimiento de un empleado al resto de la organización. Toda la información debe ser capturada y gestionada en un sistema de gestión y creación de documentos, flexible y fácil de usar, que permita a las organizaciones optimizar sus   comunicaciones internas y externas.

Las herramientas de colaboración están, en su mayoría, diseñadas para aumentar la productividad de los empleados con herramientas de gestión de proyectos que proporcionan mejoras cuantificables que repercuten en los resultados de la organización. Una solución de gestión de proyectos ofrece a los empleados acceso a información relevante, como disponibilidad de las personas y recursos, plazos y presupuestos. Las mejoras en el producto son un factor clave en la determinación del retorno de la inversión en software empresarial. Las empresas necesitan una plataforma para captar y retener ideas innovadoras que impulsen el desarrollo de toda la organización. El trabajo colaborativo permite a los empleados conectar y entender mejor a sus clientes para que puedan actuar en consecuencia y atender las necesidades actuales y futuras. En última instancia, esto significa que las empresas pueden desarrollar, comercializar y vender sus productos y servicios con mayor facilidad.

Una cuestión muy importante a la hora de implementar un ERP es que el software debe ser fácil de usar; y aquí el jurado no es el departamento de TI sino las personas que utilizan la solución como parte de su trabajo.  A la largo, la facilidad de uso acelera el retorno de la inversión: cuanto más rápido se aprenda a usar una tecnología, antes se beneficiará la organización.

Cualquier esfuerzo de colaboración debe estar estrechamente alineado con las principales iniciativas de negocio de una organización. Para las PYMES, en concreto, una solución que incorpora una base de datos única y centralizada debe ser considerada como una solución ágil, sencilla y menos costosa de implementar.

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