Firma del fichero que contiene la imagen optimizada y los metadatos, mediante firma electrónica reconocida o mediante cualquier otro sistema de firma electrónica admitido por la Agencia Tributaria con base en un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización certificada.
La imagen digitalizada y firmada debe residir en una base de datos documental que se firmará de manera periódica.
Se debe garantizar el acceso y búsqueda de los documentos digitalizados.
Para aunar todos estos requisitos que aportan un importante valor añadido al proceso de digitalización certificada es necesario contar con una plataforma homologada por la AEAT.
No hay que pasar por alto una cuestión importante: aunque hoy por hoy la ley únicamente ampara la digitalización certificada para el caso de las facturas y documentos sustitutivos, esta es la base de lanzamiento para que cualquier tipo de documento pueda ser digitalizado bajo los criterios aquí comentados y tenga la misma validez legal que el documento en papel.
Es lógico que la administración allane el camino para que trabajar con la documentación electrónica, sea algo cada vez más común potenciando su uso. Hemos visto que únicamente tiene ventajas, aparte de la sencillez y de su gran aportación al medio ambiente ya que trabajar de esta forma supone una reducción muy importante del gasto en papel y de otros gastos asociados a su uso: impresión y envío de los documentos… Además, optimiza la gestión del tiempo dedicado a su procesamiento, ya que los documentos digitales son más fáciles de encontrar y archivar de forma segura.
La digitalización certificada, aporta todas las garantías de seguridad, incluso más que cuando tratamos las facturas en papel y es una pequeña revolución dentro del tratamiento de la documentación. Se ha convertido en un avance más dentro de nuestra época que nos aportará una herramienta sencilla y eficaz para nuestra gestión diaria.
De momento, esta normativa se aplicará a documentos tributarios y facturas pero posiblemente en un futuro se extienda a otros ámbitos donde el papel es el elemento fundamental y donde se está viendo la necesidad de otros modelos operativos.
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