Cuestiones prácticas ante la implementación de un sistema de gestión documental

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André Kéin, consultor de DocPath, explica en este artículo cómo las empresas tradicionales deben hacer frente ante el ingente volumen de documentos y usar para ello la digitalización.

Debido al desorbitado crecimiento del universo digital, las empresas se enfrentan -cada vez con mayor celeridad- a una ingente cantidad de documentación, que es preciso gestionar bien para asegurar su fácil acceso y custodia. Una vez tomada la decisión de implementar un software de gestión documental, la dirección de la compañía debe reflexionar sobre los aspectos fundamentales que hay que tener en cuenta:

Brecha digital: ¿la empresa cuenta con equipamiento necesario para que todos los empleados puedan acceder fácilmente a los documentos digitales?

-Obsolescencia de los sistemas de lectura: ¿será posible leer en diez años un CD grabado en la actualidad?

Copyright y la posibilidad para reproducir la documentación corporativa: ¿se asegura y protege la propiedad individual de un documento electrónico?

Integridad: ¿cómo se puede garantizar que no se modifica la versión final de un documento?

-Preservación: ¿cómo conservar los documentos que tienen valor legal y probatorio? Cómo evitar las duplicidades y la confusión entre las versiones, cómo gestionar el correo electrónico o cómo reducir los tiempos de recuperación de los documentos son otros aspectos que será necesario determinar.

– Planificación- Por ese motivo, antes de implantar un sistema de gestión documental es necesario realizar una auditoría sobre la información y el conocimiento que se tiene de la documentación corporativa. La planificación es crucial, porque la definición de las pautas empresariales serán la base de la posterior gestión que se haga de los contenidos en el nuevo sistema documental.

Otro aspecto relevante, y que se suele subestimar, es la implicación de las personas involucradas tanto en la implementación como en la puesta en marcha del nuevo sistema de gestión documental. Las probabilidades de éxito del proyecto están en estrecha relación con el grado de implicación de quienes hacen uso de la documentación empresarial. Por lo que hay que tener en cuenta que:

– 1-La dirección debe implicarse, aunque solo afecte a un departamento o a un área.

– 2-Debe crearse un equipo de trabajo interdisciplinar, que abarque los diferentes departamentos.

– 3-Es necesario identificar a todos los trabajadores implicados en los procesos críticos, que hagan uso del sistema.

En resumen, es necesario ver más allá de los documentos. Cualquier proyecto de adopción de un sistema de gestión documental conlleva un necesario cambio cultural. Debe enmarcarse dentro de la política de información de la organización y de sus procesos y procedimientos para asegurar que la documentación y el conocimiento corporativo son accesibles en todo momento.

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