Por qué es importante mantener tu bandeja de entrada bajo control

Gestión empresarial

El email es una de las herramientas de trabajo más básicas pero también en las que se pierde más tiempo.

Aunque hace ya años que hay quien quiere dar con la forma de acabar con él o reducir su uso, el email sigue siendo una de las constantes en la vida de cualquier emprendedor. Gestionarlo bien es importante, pero no siempre está claro qué significa esto exactamente. El ideal de mantener una bandeja de entrada a cero parece casi imposible, además de hacer que mucha gente sienta que debe responder o eliminar cada mail que recibe al momento.

Esta especie de expectativa autoimpuesta es la que hace que el email sea un devorador de tiempo. Siempre está ahí, haciéndonos creer que toda notificación debe ser vista al momento, distrayéndonos constantemente. ¿Cómo gestionar el email bien de verdad para que no se lleve una parte importante del día? Estos consejos te ayudarán.

Haz que sea una tarea diaria. Convierte mirar el correo en una rutina diaria, pero no constante: dedícale un tiempo al principio del día y otro al final. El resto de la jornada, intenta mantenerte al margen del email. Verás que hay muchas menos urgencias de las que creías. Al principio te costará, pero te irás acostumbrando.

Envía solo los mails imprescindibles. Si quieres recibir menos emails, empieza por enviar una menor cantidad de correos: en vez de enviar varios mails a una misma persona a lo largo del día, envía uno solo con toda la información. Pregúntate si no acabarías antes llamando por teléfono o levantándote de la mesa para decir en persona lo que ibas a escribir.

Elimina las notificaciones. Está relacionado con el primer paso. Para lograr ver el correo solo dos veces al día, no tener notificaciones informándote de cada mail nuevo es básico. Elimínalas  de todas partes: tu teléfono, tu tablet, tu ordenador.

Deja claro que mail de trabajo y personal son cosas distintas. ¿Qué significa esto? No dejes que tus amigos te envíen mails personales al correo del trabajo e, igualmente, no permitas que mails de trabajo se cuelen en tu bandeja de entrada personal. Te será más fácil mantener ambas esferas de tu vida separadas.

No solo leas: actúa. La clave para que tu bandeja de entrada no acumule correos y más correos: en los momentos del día en los que accedes al mail, gestiona cada mensaje sobre la marcha. Contesta de forma rápida si es posible, elimina si no quieres mantener el mail, archiva lo que ya no es relevante pero quieres guardar. Si algún mail necesitará una respuesta más meditada por tu parte, márcalo como no leído y reserva un hueco en tu agenda para contestarlo.

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